Faites en sorte que vos réunions soient productives

par Michele Marrinan

Nous sommes tous passés par là : la personne en charge d’une réunion parle pour ne rien dire et les gens qui y assistent s’endorment, dessinent dans leur cahier de notes ou songent à toutes les choses qu’ils pourraient faire. Rien ne s’accomplit et les gens ont l’impression d’être frustrés et se sentent trompés.

«Il y a deux façons de concevoir une réunion», affirme Jessica Lipnack, cofondatrice de Virtualteams.com, une entreprise qui développe des outils pour des groupes de travail en ligne. «D’un côté du spectre se trouve la jeune entreprise où ceux qui dirigent les réunions ont peu d’expérience. Dans bien des cas, ce sont souvent des joutes. De l’autre côté du spectre se trouvent les dinosaures. Leur idée d’une réunion endormirait n’importe qui».

Alors comment trouver un juste milieu, spécialement lorsque vous n’êtes pas celui qui mène la rencontre ? Vous devez jouer un rôle actif afin de transformer des réunions ennuyeuses en réunions dynamiques.

«Il faut reconnaître le principe de responsabilité partagée», souligne Eli Mina, auteur de The Complete Handbook of Business Meetings. «Ce n’est pas seulement au directeur de faire fonctionner une réunion. Nous devons établir une différente forme de culture où il revient à chacun des participants de faire en sorte que ça fonctionne. Si vous ne le faites pas, le problème ne se résoudra pas».

Voici comment vous pouvez faire partie de la solution :

Suggérez des points pour l’ordre du jour

Lorsqu’une réunion est prévue, tentez de voir auprès de vos collègues de travail quels sont les points qu’ils souhaitent aborder. Puis, créez ensemble une liste d’action et présentez-la au facilitateur des réunions. Limitez la liste aux points nécessitant un temps de parole collectif. Faites en sorte que ce soit clair et que ces suggestions soient faites pour aider le facilitateur, non pas pour miner son autorité.

Parlez pour qu’on vous entende

Ne laissez pas une réunion aux mains d’une ou deux personnes. Assurez-vous d’y contribuer. Mina a développé des façons de faire des suggestions. Premièrement, faites une observation à propos de l’évolution de la réunion. Ce pourrait être quelque chose du genre : « Il me semble que nous répétons les mêmes points ». Deuxièmement, parlez à propos de l’impact de cette répétition. Par exemple, ça amène la discussion vers d’autres points. Finalement, suggérez des alternatives telles que le fait d’allouer cinq minutes de plus pour discuter avant de passer au vote final.

Sortez de l’ordinaire

La raison pour laquelle la plupart des réunions endorment les gens est que c’est ennuyant et prévisible. Mina utilise souvent ce qu’il qualifie d’étranges questions, c’est-à-dire des questions ou des points auxquels les gens ne s’attendaient pas. À première vue, elles peuvent sembler stupides mais n’ayez pas peur de vous en servir. Dans tous les cas, vous réveillerez les gens.

Apportez de la nourriture

Ne sous-estimez jamais la valeur de la nourriture. Si la réunion est prévue vers l’heure du midi, suggérez de commander des sanwidches. Si c’est en fin d’après-midi, apportez un sac de bonbons et un bol de fruits. «Je crois au pouvoir des barres Dove», avance Lipnack en riant. «La nourriture crée de bons amis».

Faites une demande d’entretien face à face

Si tout échoue, demandez une réunion individuelle avec le meneur de la réunion. N’arrivez pas avec une liste d’épicerie des choses qui sont faites incorrectement. Débutez en complimentant la personne sur les bonnes choses accomplies et partagez vos observations sur la façon dont s’est déroulée la réunion et comment elle pourrait être améliorée.

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