La gestion de bureau, ça vous intéresse?

Par Beverly West et Caroline Chwojka
Collaboratrices de Monster

À titre de chef de bureau, vous devez vous assurer que la qualité de vie au bureau est excellente. S’il y a un pépin, vous devez vous en occuper. Et si plusieurs pépins se pointent en même temps, vous devez rester calme et savoir évaluer dans quel ordre ils doivent être réglés.

Peu de postes intègrent autant de responsabilités administratives que celui de chef de bureau. Le chef de bureau, qui est responsable de la diffusion de l’information au sein de l’entreprise et de la coordination des activités des fournisseurs, de la gestion et du soutien, veille à ce que les efforts de chacun soient axés sur la réussite générale de l’entreprise. Croyez-vous être à la hauteur?

Parmi les tâches souvent attribuées au chef de bureau, notons : l’établissement des prix des fournitures de bureau, la gestion de la paye, le contrôle de la petite caisse, la supervision du personnel de soutien et les entrevues avec les postulants. Le chef de bureau doit faire preuve chaque jour d’un excellent jugement et toute défaillance peut entraîner le congédiement.

Tenir compte des ressources humaines

Dans une entreprise, il n’y a pas que l’équipement qui ait besoin d’entretien et de soutien. Une grande partie des fonctions du chef de bureau consiste à motiver et à coordonner les troupes afin de s’assurer que tous mettent l’épaule à la roue de manière productive en fonction d’un objectif commun.

Ce qui compte vraiment comme chef de bureau, c’est de gagner le respect de ses collègues. Ainsi, vos employés et vos cadres doivent savoir qu’ils peuvent chaque fois compter rapidement sur vous dès que le besoin se fait sentir. Cela peut parfois vouloir dire que vous défendez une cause que vous savez juste, même si un collègue, ou encore votre patron, n’est pas d’accord avec votre décision.

Une grande partie de votre travail dépend de votre réputation et de ce que les gens pensent de vous.

Gratification immédiate

Bien que le chef de bureau travaille souvent sous une pression extrême en raison de l’étendue de ses responsabilités, le degré de satisfaction est également élevé. Le chef de bureau affirme souvent que ce qu’il aime le plus de son travail, c’est de pouvoir constater que ses efforts se traduisent immédiatement par une hausse de la productivité et de l’efficacité du bureau.

Le chef de bureau idéal

Voici une liste des aptitudes essentielles au chef de bureau idéal :

  • Connaissances supérieures en informatique
  • Excellent comportement au téléphone
  • Communication verbale : Si un chef de bureau s’exprime mal, quelle impression projettera-t-il? Dans bien des entreprises, la maîtrise d’une langue étrangère constitue également un atout.
  • Bonne communication écrite : Pour écrire, il est essentiel que le chef de bureau utilise une grammaire, une syntaxe et une logique appropriées.
  • Sens poussé de l’organisation : Le fait de ne pas pouvoir trouver ou obtenir efficacement de l’information importante peut nuire à une entreprise.
  • Leadership : Le chef de bureau doit être en mesure de superviser les autres et d’être disposé à utiliser son pouvoir sans toutefois en abuser.
  • Une bonne éthique de travail : Il est également important d’arriver à l’heure au bureau et de rester jusqu’à ce que le travail soit fait.
  • Esprit d’équipe : La capacité de partager l’information, s’il y a lieu, et de contribuer aux améliorations.
    Prêt à faire le saut?

Si vous êtes une adjointe administrative intéressée par le poste de chef de bureau, vérifiez auprès des Ressources humaines s’il existe un programme de formation interne pertinent. Plusieurs grandes entreprises offrent des cours de formation et de perfectionnement professionnel qui vous prépareront à la gestion de bureau.

Le chef autodidacte

Les adjoints administratifs qui deviennent chefs de bureau acquièrent souvent les aptitudes requises d’eux-mêmes, sur le tas.

La principale priorité pour les adjoints administratifs qui souhaitent devenir chefs de bureau consiste à perfectionner leurs aptitudes d’actualisation de soi. Cela veut dire qu’ils doivent s’occuper de leur mieux-être mental et de leur perfectionnement professionnel dans le cadre de leurs fonctions, par le biais de leurs compétences ainsi que du réseautage, de la formation et de la supervision par un mentor.