L'art et la science de rédiger des lettres de présentation

La meilleure façon de faire bonne impression
par Michelle Tullier

Si vous croyez que vous n'avez pas besoin de consacrer beaucoup d'efforts à l'écriture de lettres de présentation «ou d'en envoyer parce que, de toute façon, personne ne les lit», détrompez-vous. Il est vrai que de nombreux spécialistes des ressources humaines, chasseurs de têtes et chefs de service n'ont pas le temps de parcourir lettres et curriculum vitæ, aussi vont-ils droit aux C.V. D'autres sont si fatigués de ces lettres ennuyeuses, racontant toujours la même chose, qu'ils ne prennent plus la peine de les compulser. En conséquence, les conseillers en recherche d'emploi vous diront : «Oh, écrivez seulement quelques phrases et n'y accordez pas trop d'importance; votre lettre ne sera pas lue.»

Cependant, pour chaque personne affirmant que ce document n'est pas important, une autre jurera le contraire. Bon nombre d'employeurs éventuels le voient comme une façon de se faire une première opinion sur vous. En effet, la lettre de présentation révèle :

• Votre facilité à communiquer
• Vos expériences et compétences (brièvement)
• Votre niveau de professionnalisme
• Des indices sur votre personnalité
• Votre minutie (y a-t-il des coquilles ou d'autres erreurs?)

Pour faire la meilleure impression dès le départ, vous devez savoir exactement ce qu'est une lettre de présentation et réfléchir avant de la rédiger. Vous devez aussi savoir ce qu'il faut ou ne faut pas y mettre et connaître ses règles cardinales.

Page suivante

Il s'agit tout à la fois de vous présenter, de faire votre réclame et de faire une offre à votre lecteur. Non seulement résumés mais mis en lumière, les aspects les plus pertinents de vos antécédents professionnels lui donneront un avant-goût prometteur. Cette lettre démontre aussi que vous pouvez structurer vos idées ainsi que vous exprimer clairement et convenablement. En d'autres termes, elle reflète vos aptitudes pour la communication, voire votre personnalité.

La lettre de présentation type compte une page et, comme beaucoup d'autres choses, un début, un milieu et une fin. L'introduction explique habituellement qui vous êtes et le but de votre lettre. Elle est suivie de la description de ce que vous avez à «vendre». La lettre se termine avec la conclusion où vous suggérez les étapes à venir. Ces trois éléments font souvent l'objet de trois ou quatre paragraphes, mais il n'y a pas de règles définies quant à la division de l'information.

Page suivante

Si vous vivez l'angoisse de la page blanche après avoir tapé «Monsieur» ou «Madame», alors vous avez probablement besoin de réfléchir davantage avant de vous lancer dans la rédaction de votre lettre. Posez-vous les cinq questions suivantes; leurs réponses vous fourniront une base qui facilitera l'opération.

• De quoi a besoin l'employeur à qui vous vous adressez? Quelles aptitudes, connaissances et expériences constitueraient des atouts dans l'emploi visé?
• Quels sont vos objectifs? Postuler un emploi spécifique? Obtenir une entrevue? Discuter quelques minutes au téléphone avec quelqu'un à propos des possibilités qu'offre l'entreprise?
• Quelles sont vos qualités (de trois à cinq) utiles à l'employeur ou à un poste précis? Si vous répondez à une offre d'emploi, ces qualités devraient évidemment être les mêmes que celles mentionnées dans l'annonce. Si vous ne postulez pas un poste annoncé, alors pensez à vos aptitudes, connaissances et expériences susceptibles d'intéresser un employeur.
• Pouvez-vous faire un parallèle entre votre expérience et ce poste? Pouvez-vous mentionner au moins deux de vos réalisations à l'appui des qualités énoncées à la question 3?
• Pourquoi désirez-vous particulièrement travailler pour cette entreprise ou cette personne? Que connaissez-vous d'elles? Qu'est-ce qui dans leurs produits et services, philosophie, mission, culture d'entreprise, objectifs et besoins rejoint votre propre expérience, et la lettre s'écrira presque d'elle-même.

Page suivante

Si vous êtes encore perplexe quant à la marche à suivre, il pourrait être bon de subdiviser votre lettre et de vous concentrer sur une seule section à la fois. Voici ce que comprend chacune des quatre parties principales :

• L'introduction
  Dites à l'employeur qui vous êtes, pourquoi vous lui écrivez et comment vous avez entendu parler de son entreprise ou d'un poste vacant. Cette courte présentation peut ressembler à : «Je suis un finissant de l'université XYZ, qui décrochera en mai prochain un baccalauréat en biologie.» Mentionnez seulement les faits importants vous concernant, vous et votre situation, et pertinents pour votre lecteur. Ensuite, indiquez quel emploi vous postulez ou quels sont vos objectifs professionnels si aucun poste n'a été annoncé. N'oubliez pas de dire comment vous avez entendu parler de l'entreprise ou de l'emploi. Par exemple : «J'ai vu pendant le Salon de la bureautique que vous cherchiez une assistante administrative.» Ou encore : «J'ai lu un article dans Les Affaires sur vos projets d'expansion au Québec et j'aimerais discuter des possibilités qu'offre votre entreprise.»
• La réclame
  Dans cette section, mieux vaut aller droit au but. L'objectif est d'énumérer, à l'aide de paragraphes ou d'une liste de points, les raisons qui font de vous un candidat intéressant. Il est préférable de commencer avec une déclaration donnant une vue d'ensemble de vos titres et compétences, puis d'y aller plus précisément, en utilisant les exemples choisis avant le début de votre rédaction. Cela pourrait être : «En tant que bachelier en graphisme et ancien stagiaire à Roy Design, mes réalisations et compétences sont les suivantes...»
• Les compliments
  Voici la section «Pourquoi eux?» de votre lettre. Là, vous devez dire au destinataire quelque chose de bien à propos de son entreprise et pourquoi vous aimeriez y travailler, par exemple sa réputation, ses résultats, sa taille, sa culture, sa philosophie de gestion ou n'importe quel autre motif de fierté. Les employeurs aiment savoir pourquoi vous l'avez choisi parmi des centaines d'autres entreprises, et non sentir que vous faites un envoi en grand nombre. (Même si c'est le cas, personnalisez chacune de vos lettres pour plaire à celui qui vous lira et montrer que vous avez fait quelques recherches concernant son entreprise ou sa personne.)
• Une invitation à passer à l'action
  Certains pensent que la dernière section de la lettre de présentation ne constitue qu'une simple conclusion, mais c'est bien plus que cela. Ce dernier paragraphe ne consiste pas seulement à remercier le destinataire d'avoir pris le temps de vous lire ou de le prier de considérer votre candidature; il vise aussi à vous ouvrir la porte pour un contact futur. C'est l'endroit où vous suggérez comment procéder, habituellement en disant que vous téléphonerez ou enverrez un courriel à votre lecteur afin d'assurer un suivi et de savoir si une rencontre est possible. L'important est de conclure la lettre d'une façon assurée mais courtoise qui signifie que vous prendrez l'initiative du suivi.

Une fois que le contenu de ces quatre parties est rédigé, relisez-vous et corrigez les coquilles, erreurs grammaticales et fautes d'orthographe. À ce stade seulement, vous serez prêt à utiliser une formule de salutation et à signer, en route vers un excellent emploi.

Page suivante

• Adaptez votre lettre au lecteur et au champ d'activité visés.
• Parlez davantage de ce que vous pouvez apporter à l'employeur que de l'inverse.
• Exposez des objectifs professionnels précis. Même si c'est le cas, ne dites pas que vous êtes prêt à accepter n'importe quel emploi.
• Ne dites rien de négatif à propos de votre situation professionnelle actuelle ou sur votre vie en général.
• Allez droit au but, sans détour.
• N'affirmez rien sans appuyer vos dires par des exemples.
• N'écrivez pas plus d'une page, à moins que l'employeur n'ait demandé une lettre détaillée ou spécifié sa longueur.
• Relisez et re-relisez encore pour éviter les coquilles et autres erreurs.
• Demandez l'opinion d'autres personnes avant d'envoyer votre lettre.
• Conservez toutes vos lettres postées, télécopiées ou envoyées par courriel, avec leur date d'envoi, afin d'assurer leur suivi.

Certaines parties de cet article sont tirées du livre de L. Michelle Tullier, Cover Letters (dans la collection The Princeton Review Job Notes), Random House/Princeton Review Books.