Les six grandes règles de l'adjointe administrative

Par Brandon Miller
Collaborateur de Monster de la génération Y

Il suffit de regarder n’importe quel épisode de la série Mad Men pour être au fait des responsabilités historiques de l’adjointe administrative. Il n’y a pas si longtemps, une professionnelle de soutien compétente campait tout simplement près du bureau de son patron; elle devait sourire, être jolie et taper occasionnellement une lettre ou deux. Dans le marché du travail actuel, toutefois, les employés de bureau de haut niveau sont submergés de responsabilités grandes et petites et il y a bien des leçons à tirer de leur travail.

Voici six grandes recommandations de quelques adjointes administratives :

1. Vous êtes invariablement le premier point de contact.

« J’étais littéralement le visage du salon, explique Lindsay, réceptionniste pendant 25 ans dans un salon de coiffure très fréquenté. J’étais l’ambassadrice entre la coiffeuse, les propriétaires et les clientes. » De bonnes aptitudes au service à la clientèle et un sens poussé de l’organisation constituent les bases mêmes d’une carrière en administration. Que vous ayez un seul appel de toute la journée ou encore deux clients en attente au téléphone et un autre rivé à dix centimètres de votre visage, vous devez toujours vous rappeler de saluer cordialement les gens et d’offrir d’excellentes relations à la clientèle.

2. Vos responsabilités peuvent varier.

Vous avez lu cette description d’emploi? Très bien! Maintenant, dressez mentalement une liste des choses que vous pouvez ajouter à ces responsabilités pour vous démarquer du reste des adjointes administratives. « Je veille à satisfaire la moindre demande de mes patrons et plus encore, afin qu’ils perçoivent mon potentiel, précise Kristine, 24 ans, coordonnatrice de la qualité au sein d’une entreprise d’appareils médicaux. À l’heure actuelle, on m’a confié des tâches qui m’amènent à rencontrer des collègues des finances et de la chaîne d’approvisionnement dans le but de lancer un nouveau projet. J’ai tout un travail de réseautage à faire. »

3. Prêtez attention à ce qui vous entoure.

Pour pouvoir être adjointe administrative, vous devez être en mesure de faire mille et une observations. Étudiez la structure organisationnelle de votre entreprise et apprenez-en le plus possible sur le fonctionnement de votre bureau. « Au poste que j’occupe actuellement, j’ai utilisé mes compétences acquises comme adjointe administrative en parvenant à faire du multitâche tout en sachant composer avec les politiques du bureau », affirme Breena, 22 ans, réceptionniste et adjointe personnelle du directeur général d’un club de golf. Que vous vouliez ou non conserver vos fonctions actuelles ou votre poste actuel n’a aucune importance. Il y a toujours moyen d’apprendre quelque chose de nouveau.

4. Sachez reconnaître votre bon travail.

Si vous faites du bon boulot, ne craignez pas de vous féliciter et reconnaissez votre succès. Conservez une liste de vos réalisations; elle vous sera fort utile le jour où vous voudrez négocier une augmentation de salaire ou postuler ailleurs et refaire votre C.V. Et plus important encore que de vous vautrer dans la gloire d’un travail bien fait, n’ayez pas honte d’admettre vos erreurs. « Il vaut toujours mieux assumer ses erreurs que de prétendre n’en avoir jamais fait », dit Lindsay. L’erreur est humaine, mais le sens des responsabilités est essentiel pour pouvoir admettre ses fautes.

5. Tout est une question d’apparences.

« Je conseillerais à une nouvelle adjointe administrative d’avoir une tenue vestimentaire appropriée, explique Breena. Et de toujours se montrer amicale et courtoise. » Bien sûr, il est important de s’habiller avec goût et professionnalisme, mais il faut aussi agir en conséquence. Que faire alors si votre amoureux vous a larguée et que vous avez passé la nuit à écouter Céline chanter All By Myself? Peu importe que vous soyez ébranlée ou non, vos problèmes personnels ne doivent jamais prendre le pas sur vos bonnes manières.

6. Soyez prête à affronter les stéréotypes.

« Bien des gens pensent que vous n’avez pas grand-chose à faire parce que vous êtes une adjointe administrative, souligne Kristine. À vrai dire, vous devez exécuter plusieurs tâches à la fois. » Bien que d’imprimer des feuilles et de classer des documents puissent faire partie du profil de l’adjointe administrative, les responsabilités qui lui incombent sont beaucoup plus nombreuses que ce que certains supérieurs peuvent imaginer. « Comprenez bien vos responsabilités et votre rôle au sein d’une entreprise et ne craignez pas d’éduquer les gens de votre entourage », ajoute Kristine.