L'essentiel sur la lettre de présentation

Votre plume : le meilleur outil pour faire votre nid dans une entreprise!

Bien manier les mots, c’est se donner le pouvoir de persuader. Votre lettre de présentation, aussi appelée lettre de candidature, doit mettre en valeur vos aspirations, vos objectifs professionnels, votre formation et vos expériences. Elle voudra convaincre l’employeur que vous êtes le candidat idéal pour le poste offert. La lettre doit inciter l’employeur à porter un intérêt particulier à votre C.V. Mais prenez garde, la lettre ne remplace pas le C.V. Il ne s’agit pas simplement de répéter le contenu de votre C.V., mais d’exprimer très clairement votre intérêt pour l’emploi convoité. La lettre de présentation remplira sa mission si elle répond aux deux questions que se pose l’employeur : «Pourquoi êtes-vous le meilleur candidat pour ce poste?» et «Pourquoi désirez-vous ce poste dans notre entreprise?». Bien construite, la lettre devient un moyen additionnel pour vendre à l’employeur une idée toute simple, celle vouloir rencontrer l’oiseau rare dont il a justement besoin.

Le contenu : Donner du panache à la lettre!

Mais comment intéresser suffisamment l’employeur pour qu’il examine attentivement votre C.V. et qu’il ait le désir de vous rencontrer? Trois éléments essentiels doivent figurer dans la lettre de présentation.

• Le lien direct entre l’expérience décrite dans le C.V. et le poste particulier pour lequel on sollicite l’entrevue.
• L’intérêt porté au poste et à l’entreprise.
• La connaissance des tâches à effectuer et la faculté d’adaptation requise.

Le recruteur doit connaître votre volonté d’occuper le poste offert et mesurer votre connaissance de l’environnement de travail. Évidemment, vous vous serez préalablement informé des tâches inhérentes à l’emploi à pourvoir au sein de l’entreprise.

Il ne suffit pas de mentionner que l’on possède les compétences nécessaires. Encore faut-il les identifier pour soi et pour l’employeur. Même les éléments les plus évidents rassureront l’employeur quant aux compétences que vous possédez.

Les sections spécifiques

L’identification

La lettre s’adresse à un interlocuteur particulier. Prenez soin d’identifier la personne dans l’entreprise qui s’intéressera à votre dossier de candidature. Le titre du poste occupé par cette dernière, le service, le nom de l’entreprise et l’adresse complète apparaissent dans l’en-tête.

Madame Johanne Prieur
Coordonnatrice des opérations
Service des ventes
Entreprises A.B .C .
1300 boul. de Maisonneuve
Montréal, (Québec)
H1H 1H1

Cet en-tête est suivi de la date : le 20 février 2002

Enfin, la lettre débute par Madame, ou Monsieur. Il n’est pas nécessaire de renommer le nom du destinataire.

Le poste

Il importe de bien nommer le poste convoité au sein de l’entreprise. Assurez-vous que le titre donné dans la lettre correspond bien à celui employé dans l’entreprise. Les mêmes fonctions n’apparaissent pas toujours sous le même vocable d’un endroit à l’autre. Si le poste a été publicisé, il faut préciser dans quel média : site internet, journal, babillard électronique, revue spécialisée, etc...

«À la suite de l’offre d’emploi parue sur le site Monster.ca le 18 avril dernier, je vous fais parvenir mon curriculum vitae pour le poste de technicien en télécommunication.»

Les motivations et les compétences professionnelles

Dans le corps de la lettre, vous décrirez avec précision vos compétences. Ne tombez pas dans les généralités : personnalisez votre texte en parlant de vous plus spécifiquement.

Évitez les formules toutes faites comme : «Je possède l’expérience et les compétences nécessaires à ce poste» ou, «Mon expérience et ma formation me rendent apte à occuper cette fonction.». Quelle formation? Quelle expérience? Quelles compétences? En quoi le poste précis répond-il à vos aspirations? Pourquoi trouvez-vous ce poste intéressant? En terme de carrière, quel lien peut être tracé entre le profil du poste et votre expérience? Autant de questions auxquelles l'employeur voudra trouver réponse. Plus il sentira que vous correspondez au profil du poste et que ce poste vous convient parfaitement, plus vous marquerez des points.

Une seconde section servira à démontrer au recruteur votre connaissance de l’entreprise et prouver votre motivation à vous joindre à l’équipe en place. On se doit d’éviter encore ici les formules stéréotypées et les fausses flatteries du genre : «La réputation de votre entreprise me plaît beaucoup», «Les employés se plaisent à travailler chez vous», «J’ai entendu parler de votre entreprise et c’était bien». Quelles sont les particularités qui vous intéressent dans cette entreprise en particulier : les produits, le marché, la clientèle, l’axe de développement, les possibilités d’avancer dans la carrière ou de réaliser votre plein potentiel?

Pour écrire cette section de la lettre, il est bon de consulter l’annonce du poste convoité ou des annonces de postes similaires si vous offrez vos services de façon spontanée. Les offres d’emploi sont généralement rédigées avec soin et on y retrouve les compétences professionnelles qui intéressent l’employeur. Faites toujours ressortir dans la lettre vos points forts et illustrez-les par des exemples.

Par contre, les paragraphes ne doivent pas devenir une énumération exhaustive de qualités ou de compétences. Un ou deux éléments particuliers en relation avec le poste convoité permettent de convaincre le lecteur de la pertinence de votre expérience.

«Ayant réorganisé le secteur des ventes dans une entreprise en pleine expansion comme la vôtre, je suis conscient des enjeux organisationnels que le poste comporte. Mon sens de l’organisation et mon leadership m’ont permis d’obtenir plusieurs mentions dans mon secteur d’activité. De plus, j’ai un réseau de relations d’affaire m’assurant une visibilité et une efficacité quant à la distribution des produits.»

«Ayant travaillé plus de cinq ans dans une entreprise qui a un marché similaire au vôtre, je connais bien les exigences du poste. Ce poste m’offre une occasion de diversifier ma clientèle et me permet de mettre à profit ma nouvelle formation technique. Ce nouvel emploi me propose donc des défis stimulants et il consolide mes objectifs de carrière.»

La demande d’entrevue

Puisque bien sûr vous voulez être convoqué à une entrevue, vous devez faire mention de votre disponibilité à rencontrer votre éventuel patron. Une formule courte, précise et polie convient parfaitement. Les phrases donnant un ordre à un employeur sont à proscrire : «Veuillez me rappeler s’il vous plaît.» ou «Contactez-moi le plus tôt possible.». De même, vous ne demandez pas la charité : «Pourriez-vous s’il vous plaît m’accorder un très bref moment afin de me laisser la chance d’obtenir peut-être une petite place». Adoptez un ton naturel.

«Je sollicite le plaisir d’une entrevue au moment que vous jugerez opportun.»
«Je me rends disponible pour une entrevue afin de discuter de mes compétences reliées au poste.»

Une formule de remerciement officielle terminera cette lettre. Ici également, la sobriété a bien meilleur goût.

«Veuillez accepter, madame, mes salutations distinguées.».

Les pièces jointes

En bas de page, ajoutez la mention «p.j. :» qui signifie pièces jointes et indiquez quels sont les documents ajoutés à l’envoi. A moins d’avis contraire, seul le C.V. s’expédie avec la lettre de présentation. Les lettres de références, diplômes, cartes de compétences et autres documents sont remis lors de l’entrevue de sélection.

La forme : Soigner son plumage!

La lettre de présentation n’est pas seulement une note de transmission du C.V. Elle projette de vous une image qui façonnera l’opinion de l’employeur. Elle se doit donc d’être très soignée, pour ne pas dire impeccable. Comme on doit se présenter à l’entrevue dans ses meilleurs atours, la lettre doit de même refléter l’importance que vous accordez aux détails qui construisent l’apparence. Elle est toujours informatisée à moins qu’il ne soit clairement demandé dans l’annonce qu’elle soit manuscrite. En vogue il y a quelque années, la lettre manuscrite se raréfie et ne se prête d’ailleurs plus aux communications par Internet.

Comme un service de recrutement reçoit plusieurs dossiers de candidature à la fois, pourquoi retiendrait-il une lettre banale et mal fichue? Aucune faute d’orthographe n’est tolérée. L’emploi ne requiert peut-être pas des qualités d’écriture remarquable, mais cela ne justifie pas une lettre truffée de fautes! La présentation de la lettre s’harmonise quant elle avec le C.V. : même style d’écriture, même police de caractère, même papier. à ce propos, comme pour le C.V., il est suggéré d’imprimer la lettre sur un papier couleur (sobre), un peu plus épais qu’une feuille ordinaire et de format «papier lettre». Les papeteries et les magasins de fournitures de bureau vendent ce genre de papier. Il vaut la peine d’investir quelques dollars pour se le procurer. Évidemment, la transmission informatisée de dossiers ne requiert rien de tout ça, mais vous ferez toujours bonne impression si vous présentez à l’occasion de l’entrevue un document original, bien soigné et présenté dans une pochette.

La lettre doit tenir en une seule page. Une lettre trop longue trahit votre difficulté à synthétiser votre pensée. Par ailleurs, une lettre trop courte (quelques phrases) souligne le caractère impersonnel de l’offre de services. Si votre lettre est tellement générale qu’elle peut s’adresser à n’importe quelle entreprise, vous avez tout intérêt à l’adapter et surtout à enrichir ses contenus.

Enfin, si l’original de la lettre est photocopié, la qualité de l’impression doit être vérifiée. Et attention, il ne faut jamais photocopier votre signature. Chaque lettre doit être signée individuellement.

Il ne reste plus qu’à expédier le document au destinataire. Si la transmission s’effectue par un moyen autre que la communication informatique, la lettre est détachée du C.V. S’ils sont postés, ces deux documents sont glissés dans une grande enveloppe. S’ils sont présentés dans un portfolio, ils sont remis en main propre. En aucun cas la lettre ou le C.V. ne doivent être pliés.

Et voilà! Dans une étape subséquente, vous pourrez relancer l’employeur par téléphone. Mais si vous prenez soin de bien construire votre lettre, celle-ci vous permettra assurément de prendre votre envol dans le monde du travail!