L'évolution du chef de bureau

Par Matt Krumrie et Caroline Chwojka
Collaborateurs de Monster

Il était une fois, il y a vingt ans de cela, une jeune femme qui occupait les fonctions de secrétaire et qui tapait aussi vite qu’elle le pouvait pour satisfaire un patron exigeant, qui attendait également de sa part qu’elle lui prépare son café du matin, planifie tous ses rendez-vous et apporte ses vêtements sans tarder chez le nettoyeur.

Aujourd’hui, cette femme est présidente d’une entreprise nationale de consultants et de formation, spécialisée dans le développement personnel et le perfectionnement des professionnels de l’administration. À une époque, tous les professionnels de l’administration et du soutien administratif étaient appelés des secrétaires et même les plus expérimentés n’avaient habituellement pas accès aux postes de leadership. Mais les choses ont changé et tous les professionnels de l’administration peuvent maintenant aspirer à la gestion d’un bureau et gérer tout ce qu’il faut pour assurer la bonne marche de l’entreprise. Bien que la description de travail exacte change selon l’employeur, les tâches peuvent porter sur la formation du personnel relativement aux logiciels de pointe, l’exécution des entrevues ou le licenciement des employés, l’équilibre du budget et la gestion des tâches liées à la paye.

Les rôles et les tâches des personnes qui travaillent dans les entreprises ne cessent d’évoluer.

A fil des années, la description de travail du chef de bureau est devenue plus détaillée et plus diversifiée. C’est que le chef de bureau est souvent perçu comme la personne-ressource par excellence, que ce soit à des fins professionnelles ou personnelles. Dans leurs descriptions de travail, bien des chefs de bureau citent les services de mentorat, de consultation et de formation au rôle de parent. Comme le chef de bureau touche à de nombreux aspects du monde des affaires, il est devenu le cœur culturel de l’entreprise au sein de laquelle il travaille.

De nombreux propriétaires d’entreprises ont perçu cette évolution. Ils prennent conscience que le chef de bureau ne fait pas que superviser des tâches mais qu’il constitue également une importante source de revenus pour l’entreprise. Le chef de bureau qui se démarque doit être au diapason de l’équipe de direction tout en faisant preuve d’une ouverture d’esprit face aux idées novatrices et aux suggestions formulées par ses subalternes. Voici certaines aptitudes que doit afficher le chef de bureau :

• glaner les éléments d’information;
• produire des résultats;
• démontrer et exécuter les plans d’action.

Aptitudes requises

Le chef de bureau joue un rôle prépondérant au sein de nombreuses entreprises. Il doit devenir le partenaire de ses collègues, ce qui veut dire qu’il doit se placer au même niveau que les dirigeants des grandes entreprises d’aujourd’hui. Le rôle du chef de bureau consiste à économiser de l’argent, à faire grimper les profits et à inciter les employés à faire progresser les bénéfices de l’entreprise.

Voici quelques suggestions précieuses sur la façon de devenir un excellent chef de bureau :
Très bonne connaissance des programmes techniques actuels, notamment MS Word, Excel, Access, gestion du Web, etc. Il importe également de comprendre les systèmes téléphoniques de pointe, les centres et le matériel de reprographie, les logiciels de télécopie, les sauvegardes informatiques, les téléphones cellulaires et les PDA.

• Connaissance des ressources humaines : Cette facette revêt une importance particulière dans les bureaux plus petits ou nouveaux, où le chef de bureau doit très bien connaître les lois, les réglementations, les dispositions relatives à la sécurité et/ou à l’industrie, et qui est souvent la première personne rencontrée dans le processus d’entrevue de nombreux candidats.

• Aptitudes à la gestion de projets : La capacité de gérer des projets spéciaux, comme la conception des bureaux ou les déménagements, est une nécessité. Le chef de bureau est souvent la seule personne à connaître les diverses facettes de ces projets, ce qui lui permet de déterminer les économies à réaliser et de réduire l’interruption des autres travailleurs.

Chef de bureau : un titre parfois très large

Prenez garde lorsque vous cherchez un emploi dans le domaine de la gestion de bureau. Selon l’industrie, les tâches varient, tout comme les descriptions de travail et les titres de postes.

Par exemple, une petite entreprise n’a pas nécessairement son service de la TI ou des RH. Par conséquent, il est possible que de nombreuses tâches administratives vous incombent. Le « chef de bureau » ne se voit pas confier un ensemble précis de tâches dans toutes les entreprises, car chacune a des besoins différents.
C’est pourquoi les titres associés à ce rôle comprennent ceux de spécialiste de l’administration, chef des services administratifs et vice-président de l’exploitation.