Postes administratifs : avez-vous tout ce qu'il faut?

Par Kerry Knapp
collaborateur de Monster

Qu’ont en commun les adjoints administratifs, adjoints exécutifs, secrétaires, coordinateurs, administrateurs et même gestionnaires de bureau?

Leurs postes sont aussi importants qu’ils sont difficiles à définir.

Dans pratiquement toutes les entreprises, le personnel administratif joue un rôle essentiel pour ce qui est d’assurer une progression constante. Mais les descriptions de nombreux postes administratifs peuvent vous laisser perplexe. Les mots vagues comme « coordonner » et « planifier » abondent et sont accompagnés de très rares précisions. Même l’employé le plus chevronné a parfois de la difficulté à cerner la portée exacte de ses tâches.

Pour éclaircir tout ça, j’ai préparé un résumé des compétences administratives les plus importantes et comment en tirer parti.

Vous vous demandez si vous êtes fait pour une carrière en administration? Cet aperçu vous donnera une bonne idée de ce à quoi vous devez vous attendre et vous préparera même aux questions d’entrevue portant sur les aptitudes. Si vous êtes déjà dans le domaine, servez-vous du résumé comme liste de contrôle pour examiner et potentiellement améliorer vos aptitudes.

Travail de bureau

• Selon le poste occupé, vous devez peut-être gérer des contacts, entrer des données, répondre au téléphone, traiter le courrier, photocopier et scanner des documents, envoyer et recevoir des télécopies, classer divers dossiers et en assurer le suivi, et assembler les rapports et les présentations.

Compétences de base en informatique

• Presque tous les postes administratifs demandent une bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), sans compter un logiciel de traitement des courriels comme Outlook, Lotus Notes et l’Internet.

• Dans Word, vous rédigez la correspondance, les rapports et autres documents, faites le formatage approprié à l’aide de styles, de tables des matières automatisées, de notes de bas de page, etc., et créez des lettres, des enveloppes et des étiquettes à l’aide des fonctions de multipostage.

• Vous utilisez Excel pour créer et suivre des budgets et préparer divers rapports. Vous devez savoir comment faire des totaux et appliquer et copier des formules, formater des données, lier des feuilles de calcul et créer et insérer des tableaux et des graphiques.

• Avec PowerPoint, vous créez des présentations, formatez des diapositives, appliquez et éditez des originaux et insérez des graphiques, des illustrations et des images.

Compétences avancées en informatique

• Votre employeur vous demandera peut-être de connaître certains logiciels spécialisés. Les adjoints juridiques, par exemple, peuvent suivre les horaires et les dépenses, gérer des projets et créer des rapports dans Juris Concept, ALF ou Esilaw. Le personnel affecté à la comptabilité et à la tenue de livres fera de même dans SAP, Simply Accounting, Accpac ou Great Plains.

• Vous pourriez également utiliser Microsoft Project pour créer des graphiques Gantt, contrôler des ressources et suivre des chemins critiques, ou encore un logiciel graphique comme Visio pour créer et mettre à jour des organigrammes.

Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• L’art de jongler avec plusieurs demandes passe sans contredit par de bonnes aptitudes à la communication et à la négociation. Vous devez établir des relations de travail efficaces, apprendre à dire « non » avec tact, établir des limites, et désamorcer les crises par le biais d’une réflexion proactive.

• La rédaction de notes de service, de lettres, de rapports, de procès-verbaux et autres documents du genre demandera d’excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite, notamment une grammaire et une orthographe impeccables.

• Certains postes peuvent même exiger la connaissance d’une autre langue ou des compétences en correction d’épreuves.

Compétences en organisation et en coordination

• Pour gérer l’agenda et les déplacements de votre supérieur, vous devrez avoir des compétences avancées en planification et en coordination et afficher d’excellentes aptitudes à la priorisation.

• Pour organiser réunions, repas d’affaires et événements spéciaux, vous devrez faire face à l’inévitable cafouillis des planifications de dernière minute en faisant appel à votre débrouillardise, votre courage et votre sens de la proactivité.

Compétences en gestion du temps

• Le personnel administratif doit savoir gérer les principaux facteurs de perte de temps que sont la désorganisation, la procrastination et l’indécision. Vous devrez également apprendre à fixer des objectifs tangibles, à déléguer et à prioriser.

Se préparer pour demain

Si vous êtes d’avis que vos compétences ont besoin d’être peaufinées, vous trouverez des programmes de formation en administration presque partout. Renseignez-vous auprès des cégeps, écoles secondaires ou établissements privés (comme CDI) de votre région.

Les perspectives en matière de postes administratifs devraient rester stables dans les prochaines années et la plus forte croissance favorisera les milieux spécialisés comme les services scientifiques et techniques, l’enseignement privé, ainsi que les soins de santé et l’aide sociale. Donc, une fois que vous maîtriserez la base, pourquoi ne pas vous spécialiser dans un domaine qui vous attire vraiment? Vous développerez d’excellentes compétences de base qui vous permettront de faire face à l’avenir avec optimisme.