Respectez le temps des autres

Soyez prévenant quand vous abordez quelqu’un en plein travail
par Bradley Richardson

Je suis persuadé que les adeptes de la sollicitation téléphonique qui appellent à l'heure du souper ont leur place réservée en enfer. On dirait qu'ils s'y prennent toujours au pire moment possible : quand vous vous attablez pour souper, quand vous êtes sur l'autre ligne en interurbain avec votre mère, ou quand vous êtes sur le point de coucher les enfants. Mais il n'y a pas qu'eux : pensez au copain bavard ou à ce parent intarissable qui appelle toujours quand vous êtes déjà sur le pas de la porte. Ou encore à ce collègue par trop zélé qui vous téléphone ou qui fait irruption dans votre bureau pour débattre d'une note de service insignifiante, pendant que vous tentez désespérément de préparer à temps un colis qui doit partir incessamment.

Comment réagissez-vous à ces gens? La plupart du temps, vous êtes cordial (sauf avec le représentant au téléphone), mais vous ne leur accordez pas toute votre attention.

La prochaine fois que vous téléphonez à quelqu'un ou que vous passez à son bureau pour quelques minutes, pensez à ce que vous ressentez ou à la façon dont vous agissez dans de telles situations. Si vous désirez que la personne vous écoute attentivement, demandez-lui simplement dès le début : «Est-ce un bon moment?» ou «As-tu deux minutes pour discuter?».

De cette façon, vous faites valoir que vous respectez le temps de cette personne et que vous comprenez qu'elle puisse être occupée à autre chose de plus important.

N'entrez pas tout de go dans le vif du sujet par un : «Hé Georges, c'est Robert. Je pensais au projet dont nous avons discuté il y a deux semaines et...». Vous ne savez pas si vous l'avez rejoint à un moment opportun ou s'il est absorbé par un projet ou encore s'il a tout simplement autre chose en tête à ce moment-là. Donnez à la personne que vous appelez ou que vous passez voir quelques secondes pour rassembler ses esprits, vous reconnaître et comprendre de quoi vous parlez.

Ménagez votre interlocuteur

L'ouverture la plus commune après «Bonjour» est «Comment vas-tu?». Si la personne au bout du fil vous dit que ça va, mais qu'en ce moment elle est complètement débordée avec un projet, ou quelque chose de semblable, vous devriez poursuivre comme suit : «Je suis désolé. Si tu n'as pas le temps maintenant, peut-on prendre rendez-vous pour plus tard cette semaine? Dis-moi quand ça te conviendrait.»

La voix est souvent un bon indice de l'humeur d'une personne. Cependant, même si cette personne ne semble ni stressée ni précipitée, ni affolée au téléphone, vous devriez tout de même lui demander si c'est un bon moment ou si elle a quelques minutes à vous accorder.

Ainsi, elle vous dira si elle peut vous parler à ce moment précis, ou vous proposera un autre moment plus approprié. De toute façon, vous en sortirez gagnant, car vous lui aurez démontré que vous respectez son temps. De plus, vous serez en meilleure position pour obtenir ce que vous voulez, puisque vous avez plus de chance de capter son attention.

Dans les cas vraiment urgents

Parfois, vous ne pouvez tout simplement pas attendre ou avez besoin d'une réponse immédiate. Si c'est le cas, excusez-vous auprès de votre interlocuteur et dites-lui que vous comprenez qu'il est très occupé, mais que votre question ne peut tout simplement pas attendre. Précisez cependant que cela ne sera pas long... et soyez bref. Les gens seront généralement plus enclins à s'interrompre quelques minutes pour vous aider et ensuite retourner à leurs occupations, que si vous surgissez brusquement dans leur bureau et monopolisez vingt minutes de leur temps. Si vous êtes constamment sur le dos de tout le monde, vous serez très vite perçu comme un véritable casse-pieds.