Réceptionniste, coordonnateur(trice) administratif(ve) / Receptionist / Administrative Coordinator

Avison Young Canada

Montreal, QC

JOB DETAILS
HEADQUARTERS
Montreal, QC, CA
LOCATION
Montreal, QC
POSTED
30+ days ago
Our Story:

Notre Histoire

 

Notre petite entreprise née au Canada a été fondée en 1978. Elle est depuis devenue une firme d'envergure mondiale qui compte maintenant 120 bureaux dans 20 pays. Certes, notre croissance a été rapide, mais ce qui compte le plus, c’est la conviction commune qui pousse nos 5 000 employés à faire de notre firme une société immobilière différente. Nous sommes d'avis que les lieux de vie, de travail et de loisir ont le pouvoir de nous rendre plus heureux et en meilleure santé, et nous sommes unis par un but commun : avoir un impact positif sur la vie des gens. Bref, nous sommes une société immobilière commerciale mondiale avec un objectif simple: que l’immobilier joue un rôle de premier plan dans la création d'espaces, de villes et de lieux dynamiques offrant une valeur sociale et un impact économique durables.

 

Pourquoi travailler ici?

 

Notre industrie est en changement constant et nous voulons que notre entreprise soit un lieu où se rencontrent des esprits curieux, des cœurs passionnés et des idées stratégiques. Chez Avison Young, nous nous engageons à embaucher des personnes de tous les horizons axés sur la collaboration et l'innovation. Nous croyons qu'une main-d'œuvre diversifiée et généreuse crée une entreprise plus forte, plus compétente et plus compétitive. Nous vous offrons un endroit où vous pourrez vous améliorer et changer les choses. La collaboration est ancrée dans notre façon de travailler: nos employés ont l’autonomie nécessaire pour collaborer aux relations avec les clients, engager des équipes dans l’ensemble de l’entreprise, diriger les opérations, travailler collectivement à des projets, participer à la stratégie de l'entreprise et ultimement, être à la barre de notre croissance. Notre modèle de gestion distinctif, selon lequel nos associés dirigent notre firme, nous place dans la position enviable de pouvoir offrir à chaque employé la possibilité de détenir une part de notre entreprise. Ce modèle inspire et permet à quiconque de devenir un Associé d'Avison Young. Ce rôle confère aux employés le droit de vote afin qu'ils aient vraiment leur mot à dire sur l’orientation future et le fonctionnement de notre entreprise. Cela signifie que nous sommes en mesure d'attirer, d'engager et de fidéliser les meilleurs talents.

 

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Our small Canadian-born business was founded in 1978 and has become a global organisation that now spans 120 locations across 20 countries. Our expansion has been rapid, but what matters most is the common belief that drives all 5,000 of our people to be a different type of real estate organisation. We believe that the places in which we live, work and play have the power to make us happier and healthier, and we are united by a shared sense of purpose, to have a positive impact on people’s lives. In short, we are a global commercial real estate advisory firm with a simple aim: for real estate to play a leading role in creating vibrant buildings, cities and places that deliver long-lasting social value and economic impact.  

 

Why Work for Us:

 

We believe that our industry is changing, and we want our business to be a melting pot of curious minds, passionate hearts and strategic intelligence. Your gender, religion and race are all highly respected, but are less important to us than your ability to step up and change the game. We provide you with a place where you can do just that, with like-minded people. Collaboration is embedded in the way we work – our people have the autonomy to collaborate on client relationships, engage teams across the business, lead operations, work collectively on projects, participate in strategy and are ultimately responsible for our growth. Our distinctive Principal-led, privately-owned model puts us in the enviable position of being able to offer every employee the opportunity to own a share of our business, and inspires and allows anyone to become a Principal. This role carries voting rights so our people have a very real say in the future direction and operation of our business. This means that we are able to attract, engage and retain the best talent from the industry.  

 

Overview:

Avison Young est à la recherche d’un(e) réceptionniste / coordonnateur(trice) administrif(ve) dynamique, fiable et polyvalent(e) pour son bureau situé au centre-ville de Montréal, à deux pas du métro Bonaventure. Nécessitant un minimum de supervision, le ou la candidat(e) doit faire preuve de flexibilité ainsi que d’une bonne gestion du temps et des priorités, puisque la personne aura à répondre à plusieurs demandes différentes.  

 

Avison Young is looking for a dynamic, reliable and versatile Receptionist / Administrative Coordinator for its Downtown Montreal office, just steps from the Bonaventure metro station. Requiring a minimum of supervision, the candidate must demonstrate flexibility as well as good time and priority management skills, since the person will have to respond to several different requests.  

Responsibilities:

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

 

Sous la supervision de la Directrice des opérations, le ou la candidat(e) sera responsable des tâches suivantes :  

  • Prise et filtrage des appels téléphoniques;
  • Accueil des visiteurs;
  • Gestion des réservations des salles de conférence et préparation des salles pour les réunions;
  • Gestion du courrier et des envois postaux;
  • Assister des courtiers immobiliers dans leurs activités quotidiennes afin d’assurer un environnement de travail fluide et efficace;
  • Préparation, mise en page et révision de correspondance, contrats, présentations, brochures, publications et tout autre document;
  • Traduction de textes, de l’anglais au français et vice-versa;
  • Diverses tâches de bureau et de soutien administratif;
  • Mise à jour des contacts, des bases de données et des listes de distribution;
  • Envois de masse de courriels (en utilisant des listes de distribution);
  • Commande et inventaire des fournitures de bureaux;
  • Réservation de voyages;
  • Coordination d’évènements;
  • Préparation de comptes de dépenses;
  • Assurer la propreté générale de la cuisine et espaces communs en tout temps;
  • Collaboration à divers besoins administratifs ou projets spéciaux, selon les besoins;
  • Autres tâches connexes.

 

RESPONSIBILITIES

 

Under the supervision of the Director of Operations, the candidate will handle the following:

  • Answering and filtering telephone calls;
  • Greeting visitors;
  • Management of conference room reservations and preparation of rooms for meetings;
  • Management of mail and postal items;
  • Assist real estate brokers in their daily activities to ensure a smooth and efficient work environment;
  • Preparation, layout and revision of correspondence, contracts, presentations, brochures, publications and any other document;
  • Translation of texts, from English to French and vice versa;
  • Various clerical and administrative tasks
  • Update contacts, databases and distribution lists;
  • Mass mailings (using mailing lists)
  • Management of office supplies;
  • Booking of trips;
  • Event coordination;
  • Preparation of expense accounts;
  • Ensure the overall cleanliness of the kitchen and common areas at all times;
  • Collaboration with various administrative needs or special projects as needed
  • Other related tasks.
Qualifications:

QUALIFICATIONS ET APTITUDES RECHERCHÉES

  • Essentiel : Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;  
  • Essentiel : Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office ;  
  • Important : Facilité d’apprentissage et de maîtrise de différents environnements et outils de travail ;  
  • Atout : Expérience dans le domaine de l’immobilier ;  
  • Atout : Connaissance des logiciels InDesign, Photoshop et/ou Illustrator.  

REQUIREMENTS

  • Essential: Fluency in French and English, both orally and in writing;  
  • Essential: Very good knowledge of the Microsoft Office suite;  
  • Important: Fast learning and ease with different environments and tools;  
  • Asset: Experience in real estate;  
  • Asset: Knowledge of InDesign, Photoshop and / or Illustrator software.    
Our Equal Opportunity Commitment:

Notre Engagement

 

Avison Young respecte les règlements relatifs à l'équité salariale dans tous ses bureaux autour du monde. Nous nous engageons à rassembler et à maintenir une main-d'oeuvre diversifiée en matière d'expérience, de compétences et de connaissances, avec comme but commun l'excellence du service, l'engagement et l'intégrité.

Avison Young applique une politique stricte visant à garantir l'équité salariale, et à ne faire aucune discrimination, qu'elle soit fondée sur l'origine ethnique, la couleur, la religion, les croyances, l'âge, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, la citoyenneté, le handicap, les relations matrimoniales et civiles, le statut de partenariat/d’union, le statut de vétéran ou de service militaire protégé, ou tout autre élément protégé par la loi.

Pour les candidats nécessitant une assistance pour personnes à mobilité réduite, les informations relatives au besoin d'adaptation et aux mesures d'adaptation seront traitées de manière confidentielle.

 

Avison Young s'engage à employer les meilleurs talents, en ayant recours aux pratiques de recrutement les plus justes et équitables.

 

Postulez dès aujourd'hui!

 

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Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world.  We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.  

 

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

 

For those requiring assistance with disabilities, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.  

 

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices.  Apply with us TODAY!  

About the Company

Avison Young Canada