Assistant administratif et comptable de la paroisse/Parish Administrative & Accounting Assistant

(english version will follow)

• Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’études collégiales en administration, en comptabilité ou expérience équivalente souhaitée.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle administratif et/ou comptable.
  Maîtrise de la suite Microsoft Office, des outils de communication numérique, de Canva (un atout) et de WebFlow (un atout).
• Connaissance de base de la tenue de livres et des pratiques comptables, avec expérience en saisie de données dans SAGE 50 (atout important) ou dans un autre logiciel comptable ou ERP similaire.
• Leadership démontré, esprit d’initiative, sens du travail d’équipe et approche axée sur le service.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément de façon autonome.
• Habiletés en communication et en relations interpersonnelles permettant d’interagir efficacement, de développer et de maintenir d’excellentes relations de travail avec une diversité de parties prenantes, de responsables paroissiaux et de bénévoles.
• Discrétion et jugement professionnel dans le traitement d’informations confidentielles.
  Grande rigueur, souci du détail et engagement envers l’exactitude.
• La connaissance de la vie paroissiale catholique et des valeurs associées est considérée comme un atout

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(english version)

• High school diploma or College diploma in administration, accounting, or equivalent experience is desired. 
• Minimum 5 years’ experience in administrative and/or accounting roles.
  Proficiency in Microsoft Office Suite, digital communications tools, Canva (preferred), and WebFlow (preferred).
• Familiar with basic bookkeeping, accounting practices and experience with data entry in SAGE 50 (strong asset) or similar accounting/ERP software.
• Demonstrated leadership and initiative, with a collaborative and service-oriented mindset.
• Excellent organizational & time management skills with the ability to handle multiple priorities and work autonomously.
• Effective communication and interpersonal skills to interact, develop and sustain excellent working relationships with a wide range of parish stakeholders, leaders and volunteers.
• Ability to exercise discretion and maintain confidentiality.
• Meticulous attention to detail and commitment to accuracy.
• Knowledge of Catholic parish life and values considered an asset.

(english version will follow)

Responsabilités clés

1. Activités administratives et soutien

• Offrir un soutien administratif quotidien au Curé ainsi qu’un appui ponctuel à certaines équipes paroissiales telles que l’équipe pastorale et l’équipe de leadership de Rénovation Divine, tout en facilitant la mise en œuvre des décisions du Conseil de fabrique.
• Gérer efficacement l’agenda du Curé et tenir à jour le calendrier des activités paroissiales afin d’assurer une coordination harmonieuse des événements, en signalant tout conflit d’horaire aux équipes concernées et au Curé pour résolution.
• Fournir un soutien administratif pour la préparation et la distribution des documents de réunion (ordres du jour, procès-verbaux, documents pertinents), et assister aux rencontres selon les besoins ou à la demande du Curé.
• Servir de personne-ressource entre le Curé et les différentes équipes paroissiales; déléguer et coordonner certaines activités au nom du Curé, selon ses directives.
• Gérer les communications entrantes et sortantes, en collaboration avec le personnel de secrétariat, selon les orientations données par le Curé.
• Superviser le Comité des communications, attribuer les tâches, assurer le recrutement et la formation des membres, et coordonner la diffusion des activités paroissiales sur les réseaux sociaux et le site web.
• Appuyer l’organisation et le suivi des événements et des initiatives portées par les différents ministères et équipes de la paroisse (ex. : Conseil de fabrique, Bureau Foi et Famille, programmes pour jeunes adultes et adolescents, équipe de leadership de Rénovation Divine, Comité de liturgie, etc.).
• Coordonner la logistique et la planification des événements clés de la paroisse (ex. : levées de fonds, etc.).
   

2. Comptabilité et rapports financiers

• Tenir à jour le registre des fournisseurs, en assurant le suivi des services rendus, des personnes-ressources, des modalités contractuelles et des tarifs.
• Veiller à ce que tous les contrats de fournisseurs soient à jour en gérant de façon proactive les renouvellements, en négociant les conditions au besoin, en obtenant les autorisations requises avant la signature conformément aux politiques financières du diocèse et de la paroisse, et en mettant à jour le registre des fournisseurs en conséquence.
• Vérifier, coder et traiter les factures des fournisseurs à l’aide du logiciel comptable SAGE 50, en s’assurant que les approbations nécessaires ont été obtenues et que les politiques financières de la paroisse sont respectées.
• Comptabiliser les revenus et les dépenses hebdomadaires dans le logiciel comptable SAGE 50.
• Effectuer les conciliations bancaires mensuelles et s’assurer que les registres sont exacts et à jour.
• Préparer les rapports financiers mensuels à l’intention du Curé et du Conseil de fabrique.
• Préparer les états financiers annuels et collaborer à la documentation de fin d’exercice.

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(english version)

Key Responsabilités

1. Administrative Activities & Support

• Provide day-to-day administrative support to the Pastor and occasional support to specific parish teams such as the pastoral team and Divine Renovation Leadership Team and facilitate the implementation of decisions made by the Wardens’ Council.
• Ensure effective management of the Pastor’s calendar and maintain an up-to-date parish activity calendar to support alignment across all scheduled events and flag potential conflicts to the relevant teams and the Pastor for resolution.
• Provide administrative assistance to prepare and distribute meeting materials such as agendas, minutes and relevant documentation; attend meetings as required and as requested by the Pastor.
• Serve as a liaison between the Pastor and parish teams; delegate and coordinate activities on the Pastor’s behalf as directed.
• Oversee incoming and outgoing communications, as directed by the Pastor in conjunction with the secretarial staff as needed.
• Oversee and collaborate with the Communications Committee, assign their tasks, including recruiting & training, and coordinate the publication of parish activities on social media and the website.
• Assist with the organization and follow-up of events and initiatives led by various parish ministries and teams, (e.g., Wardens’ Council, Faith & Family Office, young adults and teen programs, Divine Renovation Leadership Team, Liturgy Committee, etc.).
• Coordinate logistics and planning for key parish events (e.g. fundraising events, etc.).

2. Accounting & Reporting

• Maintain and update a vendor register, tracking services rendered, key contacts, contract terms, and fees.
• Ensure all vendor contracts are up to date by proactively managing renewals, negotiating terms as needed, ensuring proper approvals prior to signature in compliance with diocesan and parish financial policies, and updating the vendor register accordingly.
• Review, code, and process vendor invoices using SAGE 50 accounting software, ensuring proper approvals for payment and compliance with parish financial policies.
• Record weekly revenue and expense entries in SAGE 50 accounting software.
• Perform monthly bank reconciliations and ensure records are accurate and up to date.
• Prepare monthly financial reports for the Pastor and Wardens’ Council meetings.
• Prepare annual financial reports and assist with the end-of-year documentation.